클라이언트와 프리랜서를 위한 효율적인 회의 Tip 5가지

안녕하세요. 프리모아의 Mac 입니다!

클라이언트와 프리랜서가 함께 프로젝트를 진행하기 위해서는 여러번의 회의를 통해 의견을 조율하는 일이 많습니다.

프리랜서를 팀으로 하시는 분들은 클라이언트와의 화의가 끝난 후 팀 내부에서도 진행해야 하죠.

그런 회의를 보다 효율적으로 진행하는 방법에는 어떤 것들이 있을까요?

효율적인 회의방법, 지금부터 알아보겠습니다.

1. 회의의 주제는 정확하게!

회의는 한가지 주제에 대하여 많은 사람들의 아이디어를 모아 결과를 도출하기 위한 방법입니다.

프로젝트에 대한 회의를 하기 위해선 프로젝트를 어느 방향으로 진행 할 지, 아이디어 회의일 경우엔 어떤 것에 대한 아이디어가 필요한지 주제가 확실해야 참가자들도 하나로 뭉칠 수 있습니다.

회의 전에 주제를 미리 공표하여 참가자들이 미리 생각 할 수 있는 시간을 주는 것도 좋은 방법입니다.

매일매일 회의를 하는 회사의 경우 회의의 안건이 정해져 있지 않은 상태로 주간보고 같은 상황이 되거나 직급이 높은 상사 혼자서 설교나 수다를 늘어놓는 경우가 있습니다.

이런 일이 자주 반복될 경우 회의에 참석하는 사람들에 대한 회의의 기대도가 낮아지며, 아까운 시간을 낭비하는 수준까지 될 수 있습니다.

효율적인 회의를 위해선 주제는 명확하게 하고 주제가 정확하게 되지 않았을때는 억지로 회의를 진행하기보다는 과감하게 빼는 것도 하나의 방법입니다.

2. 일방적인 소통은 No.

회의는 기본적으로 서로간의 소통이 가장 중요합니다.

클라이언트와 프리랜서 사이에서도 프로젝트를 진행하기 위해 서로의 아이디어를 모아 하나로 만들어야 합니다.

클라이언트 혹은 프리랜서만 자기 얘기만 하고있다면 프로젝트는 점점 한쪽으로 치우치게 될 것입니다.

팀 프리랜서의 내부 회의에서도 만약 한명만 이야기를 하고 있다면 결과물은 단순해질 것입니다.

프레젠테이션을 띄우고 계속 읽기만 하는 식의 회의는 가장 안좋은 회의모습중에 하나입니다.

프레젠테이션을 통해서 사전에 정보전달이 필요하다면 회의때 프레젠테이션을 띄워서 설명하기보다는 회의전에 미리 전달하여 정보를 공유하는것이 좋습니다.

회의의 참가자들 중에는 여러사람들이 있습니다.

소심한 성격탓에 말을 잘 못하는 사람이 있을 수 있고, 자기주장이 강하여 타인의 얘기는 듣지 않는 사람도 있을 수 있습니다.

그런 사람들로 인하여 소통에 장벽이 생기게 되면 회의를 진행하는 의미가 없어집니다.

회의의 분위기를 편하게 말할 수 있는 분위기로 만들어 주는것도 하나의 좋은 방법입니다.

여기서의 '편하게'는 드라마에 나오는 회사 사장님들이 '편하게 얘기해봐' 라고 할때와는 다른 의미라는것 쯤은 알고계시겠죠?

3. 시간은 확실하게!

회의의 시간은 정확하게 지켜야합니다.

사람이 가장 오래 집중 할 수 있는 시간은 약 1시간 가량이라고 합니다. 학교의 수업시간이 한시간 가량인 것도 이런 이유 입니다.

효율적인 회의를 위해서는 회의에 대한 안건들을 미리 준비하여 너무 길어지지 않게 하는 것이 좋습니다.

회의 시간이 너무 길어질 경우 안건 자체가 흐려질 수 있고, 회의에 상관없는 이야기들로 시간을 보내는 일도 많기 때문이죠.

효율적이란 말은 들인 시간, 노력에 비해서 얻은 결과가 큰 것을 말합니다. 

프로젝트 회의에 적은 시간을 투자하였지만, 더 나은 방향성과 결과물을 만들 수 있다면?

프리랜서와 클라이언트 모두 Win Win 이 될 수 있겠죠?

4. 디지털 No. 아날로그 Yes

프리랜서분들중에는 태블릿을 쓰시는분들이 꽤 많습니다. 최근에는 이러한 전자기기들의 발전이 빨라서 매일같이 새로운 전자기기들이 쏟아져 나오고 있는데요.

효율적인 회의에 있어서는 그러한 전자기기는 오히려 포커스가 분산되어 방해가 될 수 있습니다.

최근 기업들 사이에서는 퍼실리테이션을 도입한 방식의 회의를 많이 하고 있습니다.

퍼실리테이션이란 사람 사이의 상호작용을 활발하게 이루어지도록 하여 창조적인 성과를 끌어내는 방법을 말합니다.

퍼실리테이션 방법중에는 브레인스토밍이란 방법이 있습니다.

브레인스토밍(Brain Storming)이란 이름 그대로 뇌를 마구 회전 시키는 집단 창조 사고 방법인데요

하나의 주제를 놓고 참여자들이 포스트잇에 자신의 생각을 적어서 붙이는 방법이죠.

소심한 성격에 말을 잘 못하는 분들께도 좋은 방법이며, 서로의 생각을 남겨 굳이 기억하지 않아도 눈에 보이는 방법입니다.

팀으로 활동하는 프리랜서분들의 회의 방법에 딱 맞지 않을까요?

5. 준비도 다같이, 결과도 다같이

앞에서 몇번 언급 했다시피 회의의 주제에 관한 내용은 미리 공유하여 숙지하는 것이 좋습니다.

프로젝트에 대한 배경지식에 관해서는 기본적으로 숙지해야 하겟죠. 

회의의 참석자들이 이미 다 알법한 내용들을 회의에서 굳이 얘기하는 것은 시간의 낭비이며, 참가자들에 대한 예의도 아닙니다.

회의가 종료되면 회의의 결과역시 정리하여 다 함께 나누는 것이 좋습니다.

다음 회의에 대한 참고자료도 될 수 있고, 정리된 결과를 통해서 새로운 아이디어가 나올 수 있기 때문이죠.

만약 회의 결과를 한명만이 보고 결단을 내린다면, 한쪽으로 치우친 회의 결과가 나올 가능성도 무시 할 수 없습니다.

효율적인 회의는 다함께 얻은 아이디어를 하나로 만들어 더 나은 결과물을 만드는 것이지, 한명의 독단으로 결정을 내리게되면 효율적인 회의는 커녕 회의를 한 자체의 의미가 퇴색되어 버립니다.