외주 앱제작업체를 찾았다면 끝이 아닌 시작이죠 (준비사항 자가체크리스트.PDF)

IT와 관련한 전문적인 인력이 확보하지 않은 소규모 기업, 스타트업의 확대나 탄력적인 고용 형태 다변화, ICT 기술이 선택이 아닌 필수가 된 상황 되면서 IT 아웃소싱을 활용하는 기업이 많아지고 있습니다. 

중요한 프로젝트를 믿고 맡길 수 있는 파트너사를 선정해 IT 아웃소싱을 맡길 때 어떤 방법으로 파트너사를 선정하고 있으신가요? 또 내가 진행하는 프로젝트가 안전하게 순항하고 있는지 확인할 수 있는 기준점은 갖추고 있나요? 

안타깝게도 IT 외주를 고려하고 있는 대부분의 기업 관계자나 실무 담당자는 IT에 관한 전문적인 지식이 없는 경우가 많습니다. 작업 기한이 임박하게 정해진 경우 시간에 쫓겨 제대로 확인하지 못하는 경우도 많죠.  이런 저런 이유로 IT 아웃소싱을 진행할 때 명확한 기준점 없이 파트너사를 선정하거나 프로젝트 진행 과정에 대한 적절한 검증 과정을 확인하지 않는다면 어떻게 될까요? 

초반과 진행 과정에서 면밀한 검토를 거치지 못한다면, 산출물이 나오고 나서야 잘못된 길로 빠졌음을 깨닫게 될 것입니다. IT 개발은 그물처럼 개발 과정이 엮여있기 때문에 잘못된 하나의 결과만을 단독으로 수정하기 어렵습니다. 결국 다시 초기단계부터 재시작 해야 하는 일이 빈번하고 클라이언트 사와 파트너사의 신뢰는 깨지고 말 것입니다. 

“내가 의뢰한 프로젝트를 제대로 진행하고 있는 것 맞아?”

“이번에 열심히 해서 개발물을 넘겨도 또 수정 요구하는거 아니야?”

IT아웃소싱을 진행함에 있어 가장 중요한 요소는 단연코 비즈니스가 성립되기 위한 ‘신뢰’ 입니다. 신뢰 관계가 깨진 비즈니스는 성공할 수 없죠. 이런 신뢰관계를 어긋나게 하는 대부분의 이유는 잘못된 소통방식과 업계 관행에서 비롯됩니다. 

▲ IT 개발 경험이 많으니 대략적으로 말해줘도 알아서 잘 해 주겠지?

▲ 지금은 큰 기능만 정리해서 전달 하 "고 나머지는 결과물이 나오면 조금씩 수정해 나가면 되겠지?

▲ 그동안 구두상으로 많은 소통을 했으니 굳이 서면으로 남겨둘 필요는 없겠지?

물론 IT 아웃소싱과 IT 개발도 사람과 사람이 협의를 통해 일을 진행하는 방식이기에 완벽한 소통이란 있을 수 없습니다. 더군다나 무형의 아이디어로 눈에 보이지 않는(무형의) 프로그램, 시스템을 만들다 보니 불안정한 부분이 있을 수 있습니다.  

하지만 성공적인 프로젝트와 클라이언트-개발사의 리스크를 최소화할 수 있는 방안은 분명 존재합니다. IT아웃소싱을 진행하고 있다면 또는 진행할 계획이라면 문제가 발생하지 않도록 아래 4가지는 반드시 숙지해주세요.

1. 작업지시를 위한 기획서를 전달하고, 진행 간 소통/결정과정의 내역은 반드시 남겨 보관해주세요.

2. 작업일정, 작업범위는 상호간 협의가 우선이며 조정이 가능하지만, 불가피한 상황이 아니라면 약속 된 내용으로 안전하게 프로젝트가 진행 될 수 있도록 적극적으로 임해주세요. 

3. 소통은 정해진 룰을 정하여 양사 하나의 채널로 소통해주세요. (가급적 빠른 피드백도 중요합니다) 

4. 소통은 양사 기업간 1:1 소통을 해주세요. (　다수가 참여시 혼선 발생 )

위 네가지 요소는 IT 아웃소싱을 진행함에 있어 클라이언트와 개발사 모두 필수적으로 염두하고 있어야 합니다. 아래 한 기업의 사례를 들어보겠습니다. 

“홈페이지 모바일 버전으로 제작할 때는 PC버전에서 기능 A만 살려두기로 했었는데, 기억 안나세요? 저희 개발자가 김과장님한테 말씀 드렸다는데요?”

오프라인에서 운영하던 매장에 온라인 쇼핑몰을 개설하고자 IT 아웃소싱을 의뢰했던 이 클라이언트는 개발이 완료된 후 PC버전과 모바일 버전에서 기능상 차이가 있음을 발견했습니다. 

무시할 수 없었던 차이였으므로 이에 대해 개발사에 수정을 요구하자 돌아온 대답은 ‘할 수 없다’였습니다. 중간 진행 과정과 미팅에서 클라이언트 측에 관련한 내용을 고지했고, 수정을 할 경우 전체적인 과정을 손봐야하므로 추가 비용이 발생된다는 것입니다.

또 클라이언트가 요구한 내용이 비교적 적은 시간내에 소화할 수 있는 기능이 아닌 전체 설계구조에 큰 영향을 미치는 기능이기도 하고 사전에 계약한 작업범위와도 다르기 때문에 절충이 불가능하다는 답변도 받게 됐습니다.

당장 빠른 시일 내 쇼핑몰을 오픈해야했던 클라이언트 입장에서는 난감할 수밖에 없었죠. ‘서로 믿고 작업하는 사이에 이런 수정사항이 생겨도 이정도 편의는 봐줄 수 있겠지’라는 안일한 생각이 낳은 결과였습니다.

클라이언트는 수정사항이 발생될 수 있음도 고려해 프로젝트 제작비용을 지불한 것인데 정작 추가비용을 지불해야했고, 계획했던 쇼핑몰 오픈일도 2개월가량 늦춰야했습니다. 

단지 쇼핑몰 오픈이 늦어진 것 뿐 아니라 성수기를 놓치고 제품을 공급하기로 계약됐던 업체와도 신뢰관계가 무너지는 등 큰 손해를 입게 됐죠. 하지만 그럼에도 불구하고 해당 과정에 대해 억울함을 호소할 만한 증빙 자료가 없어 손해는 모두 클라이언트가 감수해야했습니다. 

만약 이 클라이언트가 위에서 제시한 네 가지 요소를 충분히 인지하고 작업 과정에서 꼼꼼히 살폈다면 분명 결과는 달라졌을 것입니다. 

위 네 가지 요소는 IT 아웃소싱을 맡긴 프로젝트를 성공으로 이끌기 위한 가장 ‘기본적인’ 요구사항이자 핵심적인 필요 자세입니다. 하지만 너무나 기본적인 것이기 때문에 오히려 쉽게 놓치는 경우도 많습니다. 

마치 [손은 30초 이상 흐르는 물에 비누를 사용해 씻는 것이 좋다. 식사를 한 후에는 양치를 해야 한다.]처럼 생활에서 기본적인 수칙을 소홀하게 넘겨 건강이 해로워지는 것처럼, 너무나 기본적이기 때문에 무심코 넘어가기 쉬운 것들이죠.

IT 아웃소싱 플랫폼 프리모아는 클라이언트가 자칫 놓칠 수 있는 이러한 점들을 대신하여 꼼꼼하게 확인하고, 미팅에 동석해 리스크를 최소화할 수 있도록 지원합니다. 또 진행중인 프로젝트가 안전한 방향으로 흘러가고 있는지 함께 검토하죠. 

그러나 모든 기업이 IT 아웃소싱 플랫폼을 통해 IT 외주를 진행하지는 않습니다. 그래서 IT 아웃소싱 플랫폼 프리모아는 현재 IT 아웃소싱을 활용해 프로젝트 외주를 맡긴 기업, 기업 담당자 분들이 스스로 자신의 프로젝트 안전도를 확인해 볼 수 있는 설문조사지를 준비했습니다. 

일명 ‘프로젝트 진행간 자가 체크리스트 설문지’입니다. 해당 설문지는 실제로 프리모아를 활용하는 클라이언트 사에 프로젝트 진행 과정에 안전성을 체크하기 위해 제안드리는 설문 내용입니다. 설문지는 작업 일정, 프로젝트 과업 지시 전달 방법, 진행 간 소통 참여 대상자 등에 대한 질문을 던집니다. 또 소통 방식과 소통 규칙, 파트너사의 피드백 속도 체크 등 총 가지 문항을 제시합니다. 

클라이언트_진행간 자가체크리스트(설문).pdf

<외주를 진행 중이신 분이라면 다운로드 후 활용해주세요>

발주처인 클라이언트 기업과 담당자는 자가 체크리스트에 응답하면서 자신의 프로젝트 진행 과정에 대해 되돌아보고, 다른 기업의 프로젝트와 비교할 수 있습니다. 공부를 할 때 오답 노트가 중요하고, 지출에 대한 가계부가 필요하듯 내가 진행하고 있는 IT 아웃소싱에 대한 중간 체크도 반드시 필요한 과정임을 잊지 마십시오. 안전한 IT아웃소싱, 프로젝트 성공을 위해 우리의 태도와 파트너사의 태도를 점검하시기 바랍니다. 

프리모아의 ‘프로젝트 진행 간 자가 체크리스트 설문지’는 본문 첨부된 워드 문서를 통해 누구나 쉽게 다운로드 받을 수 있습니다.

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'프리모아’는 작업을 의뢰하는 클라이언트와 작업을 수행하는 파트너스를 연결하는 IT 전문가 중개 플랫폼입니다.  단순 사용자간 매칭에만 집중하는 것이 아닌, IT 아웃소싱의 고질적인 문제점을 누구보다 잘 알고 있기에건전하지 못한 이 시장에서 표준화된 안전한 진행 프로세스를 만들기 위해 많은 노력을 하고 있습니다.