스타트업의 효율적인 회의 방법 (의미 없는 회의는 그만!)

세상의 모든 기업들은 회의를 진행합니다. 아마 지금 이순간에도 전 세계의 많은 기업들은 사업체의 이익 증대와 발전된 비즈니스 제공을 위해 회의를 진행하고 있을 겁니다.

회의는 사내 직원들이 서로의 의견과 실적을 공유하고, 업무적인 커뮤니케이션을 나눌 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 
특히 혁신적인 아이디어가 중요한 스타트업의 경우 좋은 회의를 통해 기업을 한 발짝 더 성장시킬 수 있는 방안을 모색하게 되죠.

하지만 무의미한 정기적 회의는 오히려 업무 효율을 저하시키고, 사기를 떨어뜨리기도 하죠.

 

 

열심히 준비한 회의 자료 속 'ㅇ'과 'ㅁ' 글자에 색깔을 칠하고, 알 수 없는 그림을 그리고 물음표를 남발하며 열심히 소통하는 ‘척’하는 회의는 부질없이 시간을 낭비하게 합니다.

따라서 이번 글에서는 기업에서 좋은 회의를 진행할 수 있는 방법과 외부 업체와의 회의 시, 주의해야 할 점에 대해 소개하겠습니다.

 

 

“스타트업, 올바른 회의 방법은?”

 

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회의를 통해 회사의 사업을 강화하고, 사내 직원들의 업무 상황을 파악하기 위해서는 생산성을 높일 수 있는 방향으로 회의가 진행되어야 합니다. 

효율적인 회의를 진행하기 위해 아래 소개해드리는 내용들을 기억하고 준수하시길 바랍니다.

 

" 1.  회의 사전 고지하기 "

때때로 즉흥적인 회의가 생각지도 못한 아이디어를 떠올리는데 도움이 될 수 있을지도 모릅니다. 
그러나 회사의 이상을 로또와 같은 확률에 맡겨서는 안되겠죠.

성공적인 회의를 위해서는 사전고지를 통해 회의 참가자들이 회의 자료를 준비해올 수 있도록 하고, 그 내용이 회의 시작 전에 공유될 수 있도록 해야 합니다. 

 

 

 

서로의 의견을 공유하지 않은 채로 진행하는 회의는 자신들의 이야기를 설명하는 데 불필요한 시간을 쓰게 만들고, 회의 시간은 점점 길어지게 되고, 결국 참가자들의 집중도는 떨어지게 됩니다. 

한 연구 결과에 따르면 사람이 청취에 집중할 수 있는 시간은 단 ‘18분’이라고 합니다. 성공적인 회의로 이끌기 위해서는 통상 30분을 넘지 않을 것을 추천 드립니다.

 

“ 2.  회의의 목적과 안건을 분명히 ”

 

회의는 단지 이야기를 주고받는 과정이 아닙니다. 목표를 달성하기 위한 업무의 일환이죠. 즉, 목적 없는 회의는 사교모임으로 전락하기 십상입니다. 

 

 

따라서 지금 진행하는 회의의 취지가 아이디어를 논의하기 위함인지, 의사 결정 필요한지 등에 따라 토론하는 방식이 달라질 수 있죠.

또한 세부적인 안건도 구체적으로 정할 필요가 있습니다. 

명확하지 않고 추상적인 회의는 결과물에도 영향을 미치게 됩니다. 반면 목적이 분명하면 결과물도 명확하게 나타날 가능성이 높아집니다. 

예를 들어 ‘기업에서 진행 중인 애플리케이션 개발’을 주제로 회의를 진행하기로 했다면 기술적인 유지보수를 다룰 것인지 개발 업체 선정인지 또 어떤 내용과 파트를 다룰 것인지 등 구체적으로 정해야 합니다. 

 

 

“ 3.  회의 주최자 정하기 ”

 

모든 회의는 회의를 이끄는 리더가 필요하기 마련입니다. 리더는 곧 책임자이기도 하죠.

 

 

 

 

회의의 주최자에게는 회의를 성공적으로 이끌어야 하는 역할과 책임이 따르며, 이에 따라 철저히 준비하고 기획해야 합니다. 또 회의를 통해 좋은 결과물을 도출해낼 수 있도록 참가자들을 격려해야 합니다. 

회의 주최자는 반드시 CEO나 최고 직책을 가진 이들이 맡는 것이 아닌, 회의 주제와 의안에 책임이 있는 이가 진행해야 합니다. 필요하다면 팀원이나 팀장이 회의를 주최할 수 있어야 합니다. 

 

 

“ 4.  소통의 원칙과 방식 정하기 ”

 

규칙과 규율이 정해지지 않은 커뮤니케이션은 불필요한 의견충돌을 만들어 내기도 하죠. 회의는 단순히 사적인 의견 공유가 아니기 때문에 커뮤니케이션 원칙을 정해두는 것이 좋습니다. 

 

 

 

 

 
예를 들어 회의 자료는 어떻게 준비할 것인지, 회의 주제와 벗어난 내용으로 토의를 할 때 어떤 커뮤니케이션 장치를 마련해야 하는지, 회의 발언권은 어떤 방식으로 요구해야 하는지 등을 미리 정해두고 참가자들에게 이를 준수할 것을 당부해야 합니다. 

 

“ 5.  다양한 방식의 회의 시도하기 ” 

 

 

늘 똑같은 틀은 사람들을 권태롭게 만들죠. 매번 같은 장소, 같은 시간, 같은 방식의 회의는 참여자들이 회의를 단지 일과 중 하나로 인식하게 만듭니다. 또한 익숙한 패턴 안에서 매번 새로운 아이디어를 생각해내는 것은 매우 어려운 일입니다. 
 

 

 

따라서 때로는 사무실이 아닌 카페나 야외에서 회의를 진행할 수도 있고, 때로는 회의 동안 모두가 자리에 앉지 않는 ‘스탠드업 미팅’을 진행할 수도 있습니다. 

새로운 접근 통로는 직원들이 새로운 사고를 할 수 있도록 이끕니다. 

 

 

“외부 담당자 또는 고객과 미팅 시 효율적인 방법”

 

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‘회의’는 회사 사내에서 진행되는 것 만을 포함하는 것이 아닙니다. 외부 거래처와의 미팅도 회의에 속한다고 할 수 있죠. 그러므로 외부 업체와의 미팅에서도 회의가 성공하기 위한 방법론을 이용하는 것이 좋습니다. 

 
당연히 파트너사와 갖는 미팅을 성공시키기 위해서는 내부회의와는 다른 방법론이 적용될 것입니다. 

 

 

 
같은 회의 장소라 해도 우리 회사가 어떤 입장에 있는지에 따라서도 준비해야 하는 내용이 달라질 수 있죠.

예를 들어 IT아웃소싱의 경우 회의 참여자인 내가 클라이언트라면 파트너에게 기본적으로 사업 목적을 명확하게 설명할 수 있어야 하고, 아웃소싱 파트너를 이해시킬 수 있어야 합니다. 

반면 IT 아웃소싱을 의뢰받은 개발자의 경우 클라이언트에게 신뢰를 주는 것과 동시에 진행 절차와 견적 내용의 합당함에 대해 명료하게 설명해야 합니다. 

보통 외부업체와 회의를 진행할 때 망치는 가장 큰 이유는 커뮤니케이션의 오류에 있는데요. 

서로에 대해 제대로 알지 못하는 상태임에도 불구하고 잘 모르는 영역이라는 핑계로 회의의 목표와 사전 준비가 부족한 경우가 많습니다.  심지어 회의를 진행할 때가 되면 그제서야 기본적인 질문만 주고받아 두 번 세 번의 추가 미팅을 가져야 하는 경우도 많습니다. 
 

 

그나마 미팅이 다시 진행되어 잘 마무리되면 다행이지만, 서로 이해할 수 없는 이야기들만 주고받음으로 인해 계약이 취소되거나 혹은 계약이 진행된 이후 결과물을 보고 그제서야 서로 소통의 오류가 있었다고 깨닫는 일도 발생할 수 있죠.

 

이 같은 고민을 털어놓던 클라이언트 분들의 이야기를 종합해보았을 때 공통적인 문제점은 바로 준비를 하려고 해도 무엇을 해야 하는지 모른다는 것이었습니다. 

IT 아웃소싱을 하는 방법이나 좋은 IT 개발자가 되기 위한 정보는 많은데 정작 IT 아웃소싱의 개발자와 성공적인 커뮤니케이션을 하기 위해서는 어떤 것을 준비해야 하는지에 대해 설명해주는 정보는 없었던 것이죠.

 

 

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국내 IT 아웃소싱 플랫폼 프리모아는 IT 아웃소싱을 진행하는 분들이 이와 같은 문제점으로 실패하는 일이 없도록 도와주는 역할을 하고 있습니다. 

 

IT아웃소싱 시 개발자와 어떻게 커뮤니케이션 해야 되는지, 어떠한 사전준비가 필요한지 등 IT 외주 생태계에 대해 잘 알지 못하더라도 안전하게 아웃소싱을 진행할 수 있도록 말이죠.

프리모아는 53,000팀의 IT전문 디자인, 개발팀과 4000여건 이상의 축적된 아웃소싱 경험을 기반으로 가장 안전하고 가장 안심할 수 있는 아웃소싱 방법론을 제시하고 있습니다.

특히 커뮤니케이션 과정에 문제가 없도록 국내 최초 IT 아웃소싱 전문 협업툴 PMS 제공 및 서로의 대금을 안전하게 보호할 수 있는 에스크로 시스템 도입 등 신뢰할 수 있는 6대 안심케어 서비스로 프로젝트와 비즈니스를 보호하고 있습니다. 

무엇보다 성공적인 미팅을 진행하기 위해 프리모아에 소속된 IT 전문가가 클라이언트와 개발자 간의 미팅에 함께 참여하여 중재 역할을 하고 있습니다. 

안전고리와 가이드가 없는 위험한 IT 아웃소싱이 아닌 신뢰할 수 있고 안심하고 이용할 수 있는 IT 아웃소싱 플랫폼 프리모아를 통해 보다 빠르고 안전하게 프로젝트를 완료하시길 권장 드립니다.