재택근무 및 가상팀의 업무 생산성 상승 방법은?

IT 아웃소싱 플랫폼 '프리모아'는 최근 IT 기업 CEO와 근로자 562명을 대상으로 "코로나19 이후 IT 기업내 비대면 서비스 도입 환경" 에 관한 설문을 했습니다. 이에, 전체 응답자 562명 중 비대면 근무를 도입하고 있다고 답한 응답자는 362명으로 64%의 비율을 차지했습니다. 10명 중 6명 가까이가 재택근무를 경험하고있다고 응답한 것입니다.

  

국내의 여러 기업은 코로나19 확산 방지를 위해 재택근무를 진행하고 있습니다. 2020년 뿐만 아닌 비단 언제 끝날지 모르는 코로나 시대에서 재택근무와 원격작업은 새로운 역사에 중요한 역할을 할것으로 보입니다. 물론 지금의 시대 이전에도 "원격 가상팀"등 여러 이유로 재택근무자의 수가 늘어나는 추세였지만, 이번 코로나 사태가 더욱 기폭제 역할을 했다고 볼 수 있습니다.

 

컨퍼런스 보드의 설문 조사 결과에 따르면 인사팀의 77%는 코로나가 종식되어도 주 3회 이상 원격 근무를 진행하는 직원들이 발생할것이라 전망한다 합니다. 물론, 아직도 원격 근무를 실시하고 있지 않은 기업들도 다수 있지만, 원격 방식은 기업입장에서도 사무공간의 비용을 줄이며, 직원들의 업무 효율성을 높이기 위한 환경 구축이 될 수 있다는 점을 간과해서는 안될것입니다. 이러한 원격 근무의 확산은 장기적으로 본다면 탈도시화 현상이 두드러 질 것으로 예측할 수 있습니다.

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그렇다면, 이러한 새로운 기류에 적응하려면 어떻게 해야 할까요? 언택트 시대에 대응 할 수 있는 몇 가지 사례와 방법을 알려드리겠습니다.

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 원격근무 및 가상팀의 생산성 향상에 관한 모범적 사례

일반적으로 기업의 관리자들은 원격근무 도입에 따른 관리 프로세스에 대해 많은 고민을 하실 것입니다. 원격근무로 이한 가상팀의 생산성 및 효율성 증대에 대한 고찰은 매우 중요한 관심사가 됐습니다 그렇다면 가상팀의 효과적 운영을 어떻게 해야할까요? 

이에 관해서는 "vEmployee" 모델이라는 시스템을 활용하여 조직간 가상협업에 대한 문제점을 극복한 사례를 소개해드리겠습니다. 원격 근무의 생산성을 이라는 시스템을 이용해 조직들간 가상으로 협업하는 문제를 극복했던 모범 사례가 있습니다. 원격 작업의 가상 팀이 생산성을 충분히 향상시킬 수 있다는 가능성을 볼 수 있었습니다.

 

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인력 채용 및 관리

결국 비즈시는 사람이 중심이 되어 운영됩니다. 팀을 얼마나 효율적으로 운영하는가에 따라 비즈니스의 성패를 좌지우지하는 것이죠. 이렇게 가상의 팀을 알맞게 구성하기 위한 요소와 이상적인 팀 규모는 어떻게 될까요?

  

1) 팀

가상팀의 직원들은 효율적인 생산성을 위해 아래와 같은 기술들을 습득해야합니다.

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2) 팀 규모

프로젝트 귬에 따라 팀을 구성하는 인원은 천차만별이겠지만, 가장 이상적인 그룹은 5명 ~ 10명 사이인 소규모 그룹이 적절하다 볼 수 있습니다. 하버대 교수 리처드 해크먼에 의하면 "5인 1조로 프로젝트를 진행한다면, 대략 10번의 회의만 진행하면 된다" 라고 합니다. 이는 소규모 그룹의 실효성을 한번 더 강조하는 말입니다.

 

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회사내 문화

사내 문화는 직원들의 의욕증진과 유지의 중요한 역할을 합니다. 특히나 신뢰와 공감은 팀원들이 팀의 생산성을 높이는데 큰 기여를 합니다.

 

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1) 신뢰와 공감

가상으로 작업하는 팀의 직원이 정상적으로 근무를 하는지도 궁금할테며, 가상 환경에서 진행되는 근무가 생산성 측면에서 효과적일지에 대한 우려는 항상 있을 수 밖에 없습니다. 상호간의 신뢰 및 공감 문화는 이런 문제를 해소하는데 데 중요한 역할을 합니다.

  

“일을 하면서 감사하는 법을 배웠고 공감은 업무 중 가장 중요한 가치입니다.” 

마이크로소프트 CEO인 사티아 나델라가 말하는 공감능력, 즉 감정이입 비즈니스 혁신의 필수 요소이자 핵심 요소입니다. 이런 가치를 기반으로 마이크로스프트는 신제품개발을 추진하고 있습니다.

위 5가지는 직원이 서로 신뢰를 쌓을 수 있는 방법들입니다. 작금의 많은 기업들은 신규 직원들이 가상 환경에서 편한 근무 환경이 될 수 있도록 노력하고 있습니다. 한 문화 컨설팅 회사는 신입사원들에게 업무 공간을 비디어 투어로 둘러 볼 수 있도록하며, 어느 소프트웨어 회사는 랜덤 비디오 페어링 시스템을 제공하여 직접 대면하지 못해도 서로에 대해 알아갈 수 있도록 하고 있습니다. 이런 노력들은 동료간 신뢰와 소통을 빠르게 쌓을 수 있도록 도와줍니다.

 

2)심리적 안전 및 열린 대화 문화 장려

직원들에게 심리적 안전을 느끼게 해주며,  불안이 해소 될 수 있게하는 것은 리더의 중요한 역할 중 하나입니다.

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3) 체계적인 시스템와 목표와 방향성

신뢰감과 시스템 사이에서 균형 유지를 하는 것은 가상 팀 생산성 향상에 중요한 역할을 합니다. 이를 위해서 가상 팀은 분명하고 체계적으로 정의된 목표와 지침을 필요로 합니다.

 

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 오프라인 미팅

기업 내 특별한 이벤트등이 있을 경우에는, 가상 팀원들이 오프라인으로 만나야합니다.

  

1)  새 직원 소개

새로운 직원이 들어온다면 당연 오프라인 대면으로 첫 인사를 나누는 것이 좋습니다. 비언어적 수단은 신뢰감 및 친밀감 형성에 매우 좋습니다. 직접 만나 서로 의견을 주고받을 수 있는 동료의 유/무는 업무 효율성에 있어 매우 중요합니다.​

 

2) 축하 및 기념 이벤트

단기적으로 보면 이메일/유선전화/화상 으로만으로 업무를 진행하는데는 문제가 없어 보입니다. 하지만 장기 프로젝트나 그룹이 형성된다면 오프라인 회의를 정기적으로하여 직원들에게 소속감을 심어주는게 중요합니다. 공동목표를 세우고 이를 달성하려면 오프라인 만큼 좋은 도구는 없습니다.

  

3) 도구

기술이나 도구가 원격 팀에게는 전장의 총같은 존재라 볼 수 있습니다. Zoom과 Skype 같은 화상회의도구 /  Slack와 같은 업무 협업툴 없이는 운영이 안된다 볼 수 있을정도입니다. 이러한 상황속에 잔디, 플로우, 노션, 배캔버스 등 다양한 기능을 앞세운 업무 협업툴이 등장하며 오프라인 협업은 더욱 활기를 띄고 있습니다.

특히나, IT중개 플랫폼 프리모아에서 내놓은 "PMS"와 같은  IT외주 용역을 위한 전문영역의 업무 도구 등도 등장해 소통이 무엇보다 중요한 원격 협업 환경에 보다 IT프로젝트를 효율적으로 관리 할 수 있는 환경은 더욱 좋아지고 있습니다.